بصفتك مالكًا تجاريًا، من المحتمل أنك سمعت عن مصطلحي "الفاتورة" و"الإيصال". ومع ذلك، فإن الفرق بين هذه المستندات ليس واضحًا دائمًا. الفواتير والإيصالات عبارة عن مستندات يتم إصدارها أثناء عملية البيع، ولكن لكل منهما وظائف مختلفة.
في هذا المقال ستتمكن من التعرف على:
ماهي الفاتورة ؟
الفاتورة هي وثيقة يتم انشاؤها من التاجر للعميل حين يحين وقت الدفع للمنتجات او الخدمات التي يرغب العميل بالحصول عليها، تعتبر الفاتورة طلب رسمي للدفع وتعتبر اثبات لعملية البيع لنشاطك التجاري.
بما ان الفاتورة وثيقة رسمية ، هنالك حقول اجبارية يجب ملئها في الفاتورة مثل اسم نشاطك التجاري ، واسم العميل و عنوانه ، رقم الفاتورة و تاريخ الاصدار ، تاريخ الدفع المطلوب، وتفاصيل المنتج او الخدمة المطلوبة من قبل العميل و المبلغ الكلي للفاتورة.
يتم انشاء الفاتورة حين طلب المنتجات او الخدمات و قبل الدفع.
ماهو الإيصال؟
الإيصال هو وثيقة يتم اصدارها من النشاط التجاري للعميل بعد ان يتمم العميل عملية الدفع الالكتروني عبر الرابط المرسل في الفاتورة للخدمات او المنتجات المطلوبة. الإيصال هو اثبات للتاجر و العميل عن اتمام عملية الدفع.
يجب أن يحتوي الإيصال على معلومات نشاطك التجاري ، رقم الفاتورة الأصلي ، تاريخ الدفع و المبلغ المدفوع و في حال كان هنالك اي رصيد اضافي.
يجب ان يتم اصدار إيصال في كل مره يقوم فيها العميل بالدفع، حتى في حال دفع العرابين او جزء من الفاتورة فقط.
الفرق بين الفاتورة و الإيصال
يتم اصدار الفواتير و الإيصالات لغايات مختلفة اثناء عملية الشراء:
1- يتم اصدار الفواتير وارسالها للعميل قبل عملية الدفع ، اما الايصال فيتم ارساله للعميل بعد اتمام عملية الدفع.
2- الفاتورة هي طلب للدفع و الايصال هو اثبات للدفع.
3- كل وثيقة منهم تتطلب بيانات مختلفة، الفاتورة تتطلب تفاصيل الطلب للمنتجات او الخدمات ، بينما الايصال يتطلب فقط المبلغ الكلي المدفوع و اي مبالغ مستحقة لاحقاً.
4- يجب ان تكون الوثيقتين معنونتين بشكل واضح أما "فاتورة" أو "إيصال".
هل يتعين علي إصدار كلا الفاتورة و الإيصال ؟
ستعتمد الإجابة على نوع نشاطك التجاري، قد لا يتطلب نشاطك التجاري اصدار كلتا الوثيقتين.
الفواتير إلزامية في حال كان نشاطك التجاري مسجل في ضريبة القيمة المضافة، كما ينصح باصدار الفواتير في حال تم التعامل مع انشطة تجارية اخرى للحفاظ على سجل التعاملات في حال احتجتها او احتاجها الطرف الاخر لغرض تسجيل الضريبة.
اما الإيصالات فيجب اصدارها في كل مره يتم الدفع فيها من قبل العميل، في حال كنت تقوم بتوفير خدمات او منتجات حيث يكون الدفع فيها فوري فيمكنك عدم اصدار فاتورة ولكن يتعين عليك اصدار إيصال كإثبات لاستلام المدفوعات.
هذا الأمر يصب في مصلحة كلاً من التاجر و العميل، حيث تثبت للعميل انه قد قام بعملية الدفع بشكل صحيح و تمكنك من تتبع العمليات التي تم استقبالها عبر نشاطك التجاري.
في بعض الحالات مثل المدفوعات في المطاعم قد يرفض العميل استقبال الإيصال ، ولكن يجب توفيره في حال تم طلبه.