الفاتورة هي مستند ترسله إلى عميلك بعد شراء السلع أو الخدمات منك، كوسيلة لتسجيل البيع وطلب الدفع منه.
دون الحاجة للربط التقني ، يمكن للتجار اصدار الفواتير من لوة التحكم بكل بساطه عبر ملء النموذج الخاص زالذي يحتوي على بيانات العميل و المنتج او الخدمة المقدمة.
- عرض الفواتير
- البحث عن الفواتير
- إنشاء فاتورة
- عرض خيارات الفاتورة
- تخصيص الفاتورة
- ماهو منتج الفاتورة المحددة مسبقاً
- كيف يتم تعيين عميل محدد مسبقًا؟
- إرسال الفاتورة
عرض الفواتير
يمكنك استعراض الفواتير عبر الذهاب لقسم "الفواتير" و ستتمكن من إيجاد جميع الفواتير على الشاشة أمامك.
حالة الفاتورة
في الجدول أدناه، يمكنك التعرف على كل حالة , معناها و الفرق بين كل حالة فاتورة وما تشير إليه :
قيد المعالجة | تم إنشاء الفاتورة وهي في انتظار قيام العميل بإجراء "الدفع" أو "الإلغاء". |
مدفوع | تمت مشاركة الفاتورة مع العميل، وتم سدادها بنجاح. |
ملغى | تم إلغاء الفاتورة من قبل العميل او التاجر |
متأخر | فاتورة تجاوزت تاريخ انتهاء صلاحيتها، ولكن لا يزال بإمكان العميل الدفع . |
منتهية الصلاحية | عند انتهاء تاريخ الصلاحية، سيتم تحديث حالة الفاتورة إلى "منتهية الصلاحية". |
البحث عن الفواتير
هذه الصفحة يمكنك البحث عن الفواتير السابقه بعدة طرق:
- يمكنك ان تقم بتنزيل تقارير الفاتورة الخاصة بك كملف XLS أو CSV.
- ابحث في الفواتير عن طريق رقم المعاملة، أو الفتره الزمنية، أو الحالة، أو عن طريق عضو الفريق الذي أنشأ الفاتورة.
إرسال الفواتير بالجملة هي خاصية تمكنك من إرسال عدة فواتير لعدة عملاء مرة واحدة.يمكنكم معرفة المزيد عن ارسال الفواتير بالجملة عبر قراءة مقالنا: كيفية التعامل مع الفواتير بالجملة
إنشاء فاتورة
إنشاء فاتورة من لوحة التحكم سهل للغاية ، يمكنكم إتباع الخطوات التالية:
1- النقر على زر الفواتير و بعدها النقر على ايقونة + اعلى يمين الشاشة فوق الجدول مباشرة.
2- اختار نوع الفاتورة في حال كان فاتورة ذات استعمال واحد أو متعددة الإستعمالات.
معياري:
فاتورة واحدة ، سينتهي الرابط الخاص بها بمجرد دفع العميل للفاتورة.
نموذجي :
سيتم اصدار رابط دفع، يمكنك استعمال الرابط مع العميل باستعمال الارسال المباشر بالبريد الالكتروني او الرسائل النصية القصيرة او عبر وسائل التواصل الاجتماعي او محادثات الواتس اب، كما يمكنك تحديد تاريخ انتهاء للرابط حين انشاءه.
العمليات النموذجيه سيتم عنونتها كعمليات عبر نقاط الربط البرمجية.
ملاحظة: الفواتير التي تم إنشاؤها من خلال الAPI(نقاط الربط البرمجيه) ، سيتم عرضه كنوع: API.
3- ثم يمكنك اختيار اللغة التي ستعرض بها الفاتورة.
4- يمكنك التحكم فى امكانية تعديل الفاتورة او لا بعد انشائها باختيار نعم او لا فى زر:السماح بتعديل الفاتورة
*إذا اخترت "لا"، فهذا يعني أنك لن تتمكن من تعديل الفاتورة لاحقًا.
5- قم بملئ معلومات المنتج (اختياري).
-للتحكم في الطرق الرغوب فى استخدامها ، أدخل قائمة بالطرق وافصلها بعلامة ال" , " (الفاصلة ) بالطرق لتمكينها أو تعطيلها.
- باستخدام اسم الطريقة مع + يعني تمكين هذه الطريقة. استخدام اسم الطريقة مع - يعني تعطيل هذه الطريقة.
-على سبيل المثال، لتمكين جميع الطرق باستثناء التقسيط : استخدم all-installments
-لتفعيل طريقة دفع واحدة فقط ، قم بوضع اسمها فقط في القائمة. على سبيل المثال، ApplePay
ملاحظة: لا يمكنك استخدام اطرق التي لم يتم تفعيلها مسبقا على حسابك.
7- يمكنك اضافة المزيد من المنتجات عبر الضغط على زر التحرير و اضافة تسعيرة كل منتج مع امكانية اضافة الخصم و الضريبة او اي اضافات اخرى للتسعيرة.
تشير الى كمية المنتج المتوافرة : "SKU"
يمكن اضافة عدة منتجات لنفس الفاتورة
8- يمكنك اضافة بيانات العميل بشكل مسبق حتى لا يضطر لاعادة ملئها كل مره على صفحة فاتورة الدفع خصوصا اذا كان عميل متكرر.
يرجى التأكد من ملئ الرمز البريدي (ان وجد).
9- أخيراً ، يمكنك اما حفظ الفاتورة لوقت لاحق ، او حفظها و ارسالها عبر البريد الالكتروني المتاح للعميل.
تعرف على المزيد حول الطرق الستة المختلفة لإنشاء الفواتير عبر هذا المقال ماهي الطرق المختلفة لانشاء الفواتير ؟
عرض خيارات الفاتورة
- عند إنشاء فاتورة، يمكنك رؤية عدة أزرار نشطة تتيح لك اما عرض الفاتورة الحالية , تنزيلها , مشاركتها أو حتى تعديلها، يرجى مراجعة الصورة الموضحه أدناه لفهم وظيفة كل زر مع مراجعة الشرح لكل اختيار .
تحديث: يمكنك الآن استخدام خيار " تم الدفع" الذي يسمح لك بوضع علامة على الفاتورة على أنها مدفوعة إذا تم دفع الفاتورة خارج النظام (مثل نقدا أو شيك أو التحويل المصرفي)
1- نسخ : يتيح لك هذا الزر نسخ الرابط ولصقه يدويًا لاى مكان ترغب به .
2،3، - خيارات المشاركة " WhatsApp، SMS، Email" ( راجع الشرح التفصيلى لكل منها اسفل) .
4-الدفع : هذا الزر سيوجهك إلى صفحة الدفع مباشرة.
5- تم الدفع : يتيح لك تحديد الفاتورة كـ (فاتورة مدفوعة) اذا تم دفع الفاتورة بطرق اخرى. يجب عليك ان تحدد طريقة الدفع المستخدمة ، كما عليك اضافة تفاصيل العملية ( مثال، اذا تم الدفع عن طريق شيك بنكي ، يمكنك اضافه رقم الشيك في خانة التفاصيل).
6-تعديل : هذا الخيار متاح فقط إذا كانت الفاتورة في حالة "قيد المعالجه " اى لم يتم دفعها او الغاؤها .
(ملاحظة: إذا قمت بتعطيل خيار "السماح بتحرير الفاتورة"، فلن تتمكن من العثور على هذا الزر أو تعديل الفاتورة).
7-الإلغاء : يمكنك استخدام هذا الزر متى أردت إلغاء فاتورة غير مدفوعة
8-تكرار : استخدم هذا الزر لإنشاء فاتورة جديدة بنفس تفاصيل الفاتورة الحالية
9-التنزيل بصيغة PDF: يتيح لك هذا الزر تنزيل الفاتورة بصيغة PDF حتى تتمكن من مشاركة النسخة في أي مكان حسب احتياجاتك.
10-عرض : يمكنك استخدام هذا الزرلعرض تفاصيل الفاتورة
معظم الخيارات الموضحه تظهرفقط إذا كانت الفاتورة لا تزال قيد المعالجه/غير مدفوعة وليست ملغاة أو منتهية الصلاحية.
تخصيص الفاتورة
1- يمكنك تخصيص علامات الفاتورة بما يتناسب مع نشاطك التجاري:
-يمكنك اختيار في حال كان رقم العميل او رقم الفاتورة او تاريخ الانتهاء خياري او اجباري، أو يمكنك تغيير المصطلحات لأي مصطلحات أخرى تفضلها.
كيفية القيام بذلك:
من قسم الحساب الشخصي انقر على ( تصنيفات الفواتير المخصصة" Custom invoice label ") و اضغط على أيقونة القلم للتعديل.
-التالي: يمكنك اختيار تفعيل أزرار "إلزامي" و"عرض" لأي من الخيارات أدناه.
ولتغيير أسماء هذه الخيارات ، يمكنكم ملء هذه الحقول بالمصطلحات البديلة باللغتين العربية أو الإنجليزية، إليك مثال:
في حال اخترت ان يكون احد هذه الخيارات اجبارياً ، يجب ان يتم ملئ هذه البيانات اثناء انشاء الفاتورة.
ولتغيير أسماء هذه الخيارات ، يمكنكم ملء هذه الحقول بالمصطلحات البديلة باللغتين العربية أو الإنجليزية، إليك مثال:
مثال لفاتورة مخصصة:
هكذا ستبدو الفاتورة المخصصة للعميل:
2-كما يمكنك اضافة الشروط و الأحكام الخاصة بك على الفاتورة المرسلة لعملائك، وللمزيد في هذا الصدد يرجى قراءة مقالنا: كيفية إضافة الشروط و الأحكام للفواتير.
ماهو منتج الفاتورة المحددة مسبقاً
في حال كنت تحتاج لإنشاء عدة فواتير لنفس المنتج، يمكنك انشاء فاتورة مسبقة لنفس المنتج لحفظ بياناته حيث لا تعود هناك حاجه لاعادة ملء بيانات المنتج كل مره تصدر فاتورة ( كعدد القطع المتوافرة من المنتج، وصف المنتج او سعر المنتج)
ستستفيد من هذه الخاصية بشكل أكبر في حال لم يكن لديك موقع او متجر إلكتروني
لمزيد من المعلومات يمكنك مراجعة مقالتنا التاليه : ما هو منتج الفاتورة المحددة مسبقًا؟
كيف يتم تعيين عميل محدد مسبقًا؟
يمكنك استعمال هذا الخيار في حال كان لديك عملاء متكررين و ترغب بتوفير الجهد و الوقت عبر اعادة ملء بياناتهم بشكل تلقائي حين تقوم بانشاء الفواتير بدل من ان تعيد ملىء بياناتهم فى كل مرة.
لمزيد من المعلومات يمكنك مراجعة مقالتنا التاليه :كيف يتم تعيين عميل محدد مسبقًا؟
إرسال الفاتورة عبر البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية أو الواتس اب
بعد إنشاء الفاتورة، يمكنك إرسالها اما عبر البريد الإلكتروني (الإيميل) أو عبر الرسائل النصية, او عبر تطبيق الواتس اب(WhatsApp)
عبر الرسائل النصية
- قم بالضغط على زر الإرسال بواسطة الرسائل النصية في صفحة معاينة الفاتورة.
- ثم قم بوضع رقم الهاتف المتنقل الخاص بالعميل و اضغط على زر الإرسال.
عبر البريد الإلكتروني
- اضغط على زر الارسال عبر البريد الالكتروني (الايميل) في صفحة معاينة الفاتورة.
- ثم قم باضافة الاسم و البريد الالكتروني الخاص بالعميل و اضغط ارسال.
عبر تطبيق "الواتس ابWhatsApp "
- اتبع نفس الخطوات أعلاه.
- حين تقوم بادخال الرقم الهاتفي الخاص بالعميل سيتم تحويلك لصفحة الواتس اب كما هو موضح بالاسفل حيث يمكنك تسجيل الدخول باستعمال رقمك.
لمعرفة المزيد عن فواتير بيتابس يمكنكم قراءة مقالنا هنا.